На 01 октября 2019 г. в архиве насчитывается 316 фондов, из них числящихся в наличии 288 фондов, в т.ч. 247 фондов управленческой документации, 41 фонд содержащих документы по личному составу, 30 закрытых фондов, документы которых использовались и номера занимать нельзя, свободных номеров нет. Общий объем дел – 45 059 ед.хр., в т.ч. 32 018 ед.хр. управленческой документации и 13 041 ед.хр. по личному составу. Документы хранятся с 1925 по 2014 гг.

В архиве 3 хранилища общей площадью 94 кв.м., протяженность стеллажей 449 п.м. Загруженность хранилищ составляет 100,9 %. Всего в архиве закартонировано 17178 ед.хр., на 38,12%.

В области обеспечение сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов регулярно проводится контроль за температурно-влажностным режимом в хранилищах, работой охранно-пожарной сигнализации.

Всего за 9 месяцев 2019 г. в результате проверки наличия, приема-передачи дел проведена выверка комплекта учетных документов 6 фондов: № 7, 28, 66, 126, 199, 277 на 506 ед.хр.

В целях обеспечения сохранности закартонированы дела администрации Вурманкасинского сельского поселения за 1925 – 1963 гг. в количестве 30 ед.хр., Вурнарского поселкового Совета народных депутатов и его исполнительного комитета за1992 – 2005 гг. в количестве 72 ед.хр. Всего за 9 месяцев 2019 г. закартонировано 102 ед.хр.

В целях осуществления деятельности по комплектованию, хранения и использования архивных документов в 3-ем квартале 2019 г. установлена программа ПИК «КАИСА» v4.

В области комплектования документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами сектором по делам архивов согласовано 15 номенклатур дел. Из 68 организаций имеют согласованные номенклатуры дел 58 организаций, в негосударственных структурах – не имеется.

В области создание НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, ведение автоматизированного учета и НСА на рассмотрение ЭПК Минкультуры представлены переработанные описи дел администраций Ермошкинского, Буртасинского, Калининского сельских поселений, СХПК им. К. Маркса, Межрайонной инспекции ФНС России № 3 по Чувашской Республике на 438 ед. постоянного хранения и 727 ед. по личному составу. Рассмотрено и утверждено 379 ед. постоянного хранения и 116 ед. по личному составу.

Проведено 4 тематической проверки работы ведомственных архивов администраций Ойкас-Кибекского, Ермошкинского, Буртасинского сельских поселений, СХПК им. К. Маркса по итогам которых дана рекомендация по подготовке документов к сдаче на хранение в райархив.

В список источников комплектования райархива входит 68 организаций (60 госучреждений и 8 (7 – частные, 1 – общественная организация) негосструктурах. В организациях хранится всего 10112 ед. постоянного хранения и 10827 ед.хр. по личному составу. В негосударственных структурах хранится всего 483 ед. постоянного хранения и 4204 ед.хр. по личному сотаву. В 60 госучреждениях хранится всего 9629 ед.хр. постоянного хранения и – 6623 ед.хр. по личному составу.

Районный архив продолжает комплектоваться документами постоянного хранения и личному составу ликвидированных организаций и сельскохозяйственных предприятий. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу и удовлетворения запросов граждан социально-правового характера на хранение в райархив были приняты дела по личному составу: 2012 г. – 685 ед.хр., 2013 г. – 453 ед.хр., 2014 г. – 1496 ед. хр., 2015 г. – 650 ед.хр., 2016 г. – 0, 2017 г. – 304 ед. хр., 2018 – 501 ед.хр. (Всего – 4089 ед.хр.)

В области информационного обеспечения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов Вурнарский районный архив тесно сотрудничает с Управлением Пенсионного фонда в Вурнарском районе. За 9 месяцев 2019 г. в архив поступило 1003 запроса социально-правового характера о подтверждении стажа работы, заработной плате, постановке на учет на жилье, об учебе. С положительным результатом исполнено 787 запросов, что составляет 78,46%; дистанционно – 21, через VipNet – 80, через МФЦ – 5.

По вопросам реорганизации, ликвидации предприятий, организаций поступило 94 тематических запроса, все запросы исполнены с положительным результатом.

Райархив работает также и с пользователями. По запросам райсуда, прокуратуры, УПФР, исследователей дела выдаются во временное пользование. За 9 месяцев 2019 г. в читальный зал районного архива обратилось 14 пользователей, посещений – 30. Во временное пользование из районного архива было выдано 365 ед.хр. По запросу суда выдано 9 дел. Дела своевременно возвращены в районный архив.

В области развития и укрепления материально-технической базы за 9 месяцев 2019 г. для районного архива приобретена программа VipNetClient, выделены финансовые средства на приобретение новой мебели для кабинета.