Ha 16 октября 2017 г. в архиве насчитывается 314 фондов, из них числящихся в наличии 286 фондов, в т.ч. 247 фондов управленческой документации, 39 фондов содержащих документы по личному составу, 30 закрытых фондов, документы которых использовались и номера занимать нельзя, свободных номеров нет. Общий объем дел - 44 115 ед.хр., в т.ч. 31 879 ед.хр. управленческой документации и 12 236 ед.хр. по личному составу. Документы хранятся с 1925 по 2014 г.г.

В архиве 3 хранилища общей площадью 94 кв.м., протяженность стеллажей 450 п.м. Загруженность хранилищ составляет 98%.        По делам архивов согласовано 17 номенклатур дел.

В список источников комплектования райархива входит 49 организаций, паспортизацию прошли 48 организаций. Из 49 организаций – источников комплектования номенклатуры дел имеют 33 организации.

Районный архив продолжает комплектоваться документами постоянного хранения и личному составу ликвидированных организаций и сельскохозяйственных предприятий. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу и удовлетворения запросов граждан социально-правового характера на хранение в райархив были приняты дела постоянного хранения администраций Апнерского сельского поселения за 2005–2010 гг. в количестве 50 ед.хр. и Вурманкасинского сельского поселения за 2006–2010 гг. в количестве 57 ед.хр.

В результате приема-передачи дел на постоянное хранение проведена выверка комплекта учетных документов 2 фондов и проведена проверка наличия по этим фондам на 107 ед.хр. В целях обеспечения сохранности все принятые дела закартонированы.

За 9 месяцев 2017 г. на рассмотрение ЭПК Минкультуры представлены и утверждены переработанные описи дел администрации Янгорчинского с/п за 2006–2015 гг. в количестве 173 ед.хр., Апнерского с/п за 2006-2015 гг. в количестве 106 ед.хр., Кольцовского с/п за 2010–2015 гг. в количестве 79 ед.хр., Санарпосинского с/п за 2006–2016 гг. в количестве 119 ед.хр., отдела с/х в количестве 51 ед.хр., Вурнарской районной станции по борьбе с болезнями животных в количестве 78 ед.хр.

В области использования документов ведется самая напряженная работа в тесном сотрудничестве с пенсионным фондом. За 9 месяцев в архив поступило 1218 запросов социально-правового характера о подтверждении стажа работы, заработной плате, постановке на учет на жилье, об учебе. С положительным результатом исполнено 1033 запросов, что составляет 84,8%.

В области научной информации, публикации и использования документов на 01.10.2017 г. поступило 71 тематический запрос по вопросам реорганизации, ликвидации предприятий, организаций, исполненные с положительным результатом.

В день архивом исполняется по 5–7 запросов. По нормам времени на работы и услуги, выполняемые архивами, утвержденными Федеральным архивным агентством (М.2007), предусмотрено исполнение 1 запроса в день о зарплате и 2 запроса о подтверждении стажа работы. Анализ работы архива показывает, что 85% рабочего времени уходит на исполнение запросов, 15 % на остальные виды работ.       

По запросам райсуда, прокуратуры, следователей дела выдаются во временное пользование. Так в этом году на сегодняшний день выдано 160 дел. Дела своевременно были возвращены в архив.

В этом году администрацией района для райархива были выделены финансовые средства на приобретение программы ВИП НЕТ клиент 6300 руб., на заправку 2 картриджей в сумме 800 рублей, на ремонт архива (кабинет и коридоры) – 217 000 рублей.